La automatización es mucho más que una herramienta tecnológica: es una solución práctica para problemas reales. En este artículo, basado en el video que puedes ver aquí, te comparto un caso práctico que desarrollé para un taller mecánico. Utilizando Make.com, VAPI y ChatGPT, logramos transformar por completo su atención telefónica, logrando resultados extraordinarios en términos de tiempo y eficiencia
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Objetivos del proyecto
El taller mecánico enfrentaba una alta demanda de llamadas telefónicas, lo que obligaba a dedicar a una persona exclusivamente a atender el teléfono, consumiendo el 80% de su jornada. Además, las consultas más frecuentes —estado de reparaciones y agendar citas— representaban tareas repetitivas y manuales de consulta al CRM. Nuestro objetivo era liberar a la persona resonsable de esa atención telefónica mediante un asistente telefónico automatizado que ofreciera respuestas personalizadas y gestionara citas de manera autónoma
La Solución
VAPI: Gestionó las llamadas telefónicas, utilizando modelos de lenguaje como ChatGPT para atender las consultas básicas de manera natural gracias al entrenamiento incorporado a la herramienta
Make.com: Sirvió como puente entre VAPI y el software del taller via API, automatizando consultas avanzadas y tareas como el agendamiento de citas.
ChatGPT: Proporcionó respuestas contextuales y procesó información compleja, como identificar huecos disponibles en el calendario del taller.
Cómo Funciona la Automatización
El flujo completo se diseñó en tres grandes etapas:
Atención General a Consultas:
VAPI resolvía las preguntas más comunes (horarios, servicios) directamente con ChatGPT.
Si la consulta requería información más específica, se activaba un webhook en Make.com para procesar esa solicitud contra la API del software del taller
Estado de Reparaciones:
El cliente indicaba la matrícula de su vehículo.
Make.com consultaba la API del software del taller y devolvía el estado de la reparación.
ChatGPT formulaba una respuesta en lenguaje natural para el cliente.
Agendamiento de Citas:
Make.com procesaba las consultas del cliente y detectaba los horarios ocupados en el sistema del taller.
ChatGPT, mediante su entrenamiento, calculaba los horarios disponibles.
El cliente seleccionaba su preferencia y Make.com registraba la cita en el software del taller, confirmando la misma mediante SMS.
Resultados Impactantes
El sistema lleva funcionando más de 8 meses y ha conseguido:
Reducción del 72% en llamadas atendidas manualmente.
La persona responsable de las llamadas ahora dedica el 80% de su tiempo a cerrar presupuestos, aumentando la tasa de aceptación del 29% al 42%.
Todo esto con un costo operativo mensual de menos de 500 €, incluyendo licencias y servicios.
Consejos para proyectos similares
Estudia las APIs: No todas las plataformas ofrecen datos de manera clara y directa, lo que puede requerir soluciones creativas.
Iteración constante: Aunque el flujo inicial estaba funcional en dos semanas, ajustes adicionales durante un mes fueron clave para perfeccionar el sistema.
Enfoque en el cliente: Automatizar no solo libera tiempo, sino que mejora la experiencia del usuario final al ofrecerle soluciones rápidas y precisas.
Si quieres aprender más o necesitas ayuda para implementar un proyecto similar, no dudes en contactarme desde este link ¡Estoy aquí para ayudarte a automatizar tu éxito!
